Incidencias: cada incidencia, trabajo y coste en un solo sitio.

🛠️ Incidencias: cada incidencia, trabajo y coste en un solo sitio

Las incidencias se gestionaban en Airtable, y saber el estado de una que llevaba un Property Manager significaba preguntar. La gestión de incidencias vive ahora en Vistral Rentals, desde el primer aviso hasta la última factura. El equipo de incidencias de PropHero y los Property Managers comparten el mismo tablero.

👉 Ábrelo: rentals.vistral.io/rentals/incidents

Quién lo usa: Rentals Managers, Rentals Analysts y Property Managers crean y gestionan incidencias (los Property Managers solo las de las propiedades y proyectos de su compañía). IR Rentals y los usuarios de solo lectura pueden seguirlas.

🧭 Un tablero para todos

• Tres columnas, «Nueva» → «En curso» → «Cerrada», con pestañas «Activas» y «Archivadas». Se puede cambiar entre kanban y tabla.
• Cada tarjeta muestra:
  • la propiedad o el proyecto
  • si afecta a una propiedad o a un proyecto entero
  • la prioridad
  • una marca de «Riesgo de habitabilidad» cuando la habitabilidad de la vivienda está en riesgo
  • un anillo de progreso con «X de Y trabajos finalizados»
• «Flujo de resolución» registra quién lleva cada incidencia, PropHero o el Property Manager. El equipo de incidencias ve las que llevan los PM, y su estado, sin tener que preguntar.
• Búsqueda por dirección, ID de Airtable, categoría, descripción o nombre del inquilino.
• Filtro por categoría, subcategoría, naturaleza, prioridad, origen, flujo de resolución, alcance, zona y fechas. «Mis tarjetas» muestra las tuyas y «NAD vencida» las que tienen la fecha de siguiente acción pasada.

➕ Crear una incidencia en dos pasos

• «Nueva incidencia» → «General»:
  • el alcance: una propiedad, o un proyecto con las unidades a las que afecta
  • la propiedad, con una búsqueda en Vistral y Airtable que muestra los 20 resultados más relevantes. Una propiedad que solo existe en Airtable se importa sola.
  • categoría, tipo (Comunitaria/Privativa), prioridad, riesgo de habitabilidad y descripción
  • hasta 5 fotos o vídeos
• «Flujo de resolución» es opcional: PropHero o Property Manager, más el agente PM responsable. Sin eso, la incidencia espera en «Nueva» hasta que alguien lo define.
• También se puede crear una incidencia desde la ficha de la propiedad y desde las tareas de Ready-to-rent.
• Si ya existe una incidencia abierta idéntica, Vistral la reutiliza en lugar de crear un duplicado.

🔧 Trabajos, visitas, presupuestos y facturas

• Cada incidencia contiene uno o más trabajos («Trabajos»). Un trabajo tiene un estado (Pendiente, En curso, Finalizado o Cancelado) y pestañas «General», «Responsables», «Visitas» y «Costos».
• Los responsables pueden ser Furnishing, el seguro del hogar, el administrador de la finca o un proveedor externo, con sus datos de contacto.
• Visitas: se agenda una visita (quién va, fecha y hora) y después se evalúa, se reprograma o se cancela con un motivo.
• Costes: se añaden presupuestos con el importe, quién paga (propietario, inquilino, PropHero o comunidad) y, si hace falta, un paso de aprobación («Aprobar presupuesto»). Las facturas siempre llevan el documento adjunto. En incidencias de proyecto, un coste se puede asignar a una unidad o al proyecto entero.

📋 La ficha de la incidencia

• «Próximos pasos» indica qué hacer a continuación. «Fase» muestra cuántos días lleva la incidencia en su fase actual y si va a tiempo o retrasada («Retrasada»).
• «Historial» muestra cada evento en una línea de tiempo. Se puede filtrar por trabajo y comentar eventos.
• Una incidencia de proyecto agrupa varias unidades del mismo proyecto, con un enlace directo al proyecto.
• Cuando todos los trabajos están terminados, «Cerrar incidencia» cierra la incidencia, y después se puede archivar.

Incidencias da a PropHero visibilidad completa de cada incidencia que afecta a nuestras propiedades, y una forma más rápida y flexible de resolverlas.