Proceso eficiente para la entrega de checklists iniciales por partners.
Contexto y Problema
El checklist inicial solicitado a los partners es una fase esencial para la evaluación de oportunidades en unidades de suministro. No obstante, es común que los partners presenten este checklist de forma incompleta, lo que provoca múltiples rondas de comunicación entre los partners y el equipo de Supply para completar la información requerida. Esta dinámica genera retrasos importantes en el inicio del análisis de suministro y disfunciones operativas desde la etapa inicial.
Además, la documentación de soporte suele ser difundida a través de canales diversos y descentralizados, como correo electrónico, WhatsApp o Google Drive. Dicha dispersión dificulta la correcta trazabilidad, validación y consolidación de los documentos, incrementando la probabilidad de brechas en la documentación.
Los principales problemas detectados son:
- Retraso en el inicio del análisis de suministro debido a envíos incompletos.
- Necesidad de realizar seguimientos manuales para solicitar información faltante.
- Mayor riesgo de incoherencias o documentación insuficiente.
- Ineficiencias operativas tempranas que afectan los procesos posteriores.
La Solución (Cómo funciona)
Para dar respuesta a estos retos se ha implementado una herramienta digital estructurada que permite a los partners entregar toda la información requerida para una oportunidad de unidad de suministro en un formato claro y estandarizado.
Las características principales de la herramienta son:
- Campos obligatorios y validaciones: Garantizan que no se pueda enviar un checklist incompleto, previniendo errores en la fase inicial.
- Secciones estructuradas: Orientan al partner para introducir de manera ordenada toda la información necesaria, incrementando la precisión de la data.
- Carga centralizada de documentación: Permite adjuntar todos los documentos de soporte en el mismo flujo de trabajo, unificando la información requerida.
- Integración directa con el proceso de análisis de suministro: Facilita una transición automática desde la entrega del checklist hacia la revisión sin necesidad de intervenciones manuales adicionales.
Esta solución impone una regla de negocio en la que las unidades sólo avanzarán cuando el checklist esté completo y listo para su análisis, minimizando la ida y vuelta de comunicaciones y simplificando la supervisión documental.
Impacto Esperado
Con la puesta en marcha de esta herramienta se prevén mejoras significativas:
- Disminución del tiempo dedicado a revisar y corregir checklists incompletos o deficientes.
- Incremento en la completitud y calidad de las entregas realizadas por los partners.
- Reducción de ciclos de comunicación para solicitar información adicional.
- Agilización del paso desde la entrega inicial hasta el análisis de suministro, acelerando la gestión operativa.
Al optimizar la recolección y validación de datos desde el inicio, esta iniciativa contribuye a mejorar la colaboración con partners y perfeccionar los procesos internos de análisis de suministro, llevando a una mayor eficiencia operativa general.