Verificación unificada de documentos para optimizar procesos de escrituras.

Contexto y Problema

El proceso de firma de escrituras implica la gestión de un gran volumen de documentos, datos puntuales y actores como comprador, vendedor y la propia propiedad. Hasta la fecha, los agentes de registro tenían que navegar entre múltiples herramientas (Vistral, HubSpot, Airtable) y cotejar documentos manualmente, campo por campo, sin contar con un espacio unificado para ello. Esto generaba diversas dificultades operativas:

Los agentes carecían de una vista consolidada que les permitiera confirmar si un expediente estaba listo para avanzar.
No existía una distinción clara entre los requisitos para llegar a "Coordinación de Firma de Escritura" y los necesarios para cerrar definitivamente el expediente, lo que provocaba confusión en las prioridades.
La verificación entre los datos de nuestros sistemas y los documentos físicos se hacía de manera manual y con alta probabilidad de errores.
Las correcciones realizadas no quedaban registradas, lo que impedía contar con una trazabilidad o auditoría.
Este proceso debía repetirse de forma independiente para tres actores distintos: comprador, vendedor y producto, sin consistencia en el tratamiento.

Solución: Visualización Unificada de Verificación Documental para Escrituración

Se ha implementado una herramienta estructurada y centralizada que permite a los agentes validar toda la documentación requerida para la firma de escrituras en un único espacio de trabajo.

Características principales:

Tres paneles de verificación diferenciados: Al abrir un expediente, el agente accede a tres paneles organizados — Comprador, Vendedor y Producto — cada uno con un checklist específico de campos y documentos.
Panel dinámico para el comprador: Este se ajusta en función del tipo de comprador (persona física o jurídica), mostrando únicamente los campos y lógicas condicionales pertinentes (estado civil, residencia extranjera, financiación, etc.) sin necesidad de abandonar la pantalla.
Integración de datos en línea: Para documentos relevantes como DNI/TIE, Poder Notarial, Arras, Nota Simple, IBI, CEE, entre otros, el sistema extrae automáticamente los datos previamente almacenados en Vistral, HubSpot o Airtable y los muestra en la vista de verificación.
Edición y auditoría directa: Si se detecta una discrepancia, el agente puede modificar el campo directamente desde la vista de verificación; dicho cambio se propaga automáticamente a la fuente primaria de datos y queda registrado con identidad del usuario y marca temporal para garantizar total trazabilidad.
Prioridad clara mediante clasificación de campos: La interfaz diferencia claramente entre campos bloqueantes (obligatorios para avanzar a "Coordinación de Firma" o "Aprobación Hipotecaria") y no bloqueantes (necesarios únicamente para el estado final "Completado"), permitiendo a los agentes saber qué requisitos abordar primero.
Seguimiento del progreso automatizado: Dos estados variables se actualizan conforme se completan los campos: "Listo para coordinar firma" y "Listo para completar", eliminando ambigüedades sobre el estado del expediente.

Impacto Esperado

Agilización del progreso de expedientes: Los agentes ya no necesitan buscar ni cruzar información entre diversas herramientas, puesto que todo lo necesario para validar un expediente está integrado.
Reducción de errores en la firma de escrituras: La validación estructurada y asistida por sistema disminuye el riesgo de inconsistencias que pudieran llegar al notario.
Trazabilidad completa: Todas las modificaciones están registradas con la identidad del editor y la fecha y hora, permitiendo auditorías rigurosas.
Priorización efectiva: La distinción entre campos bloqueantes y no bloqueantes permite concentrar los esfuerzos en lo que realmente condiciona el avance, reduciendo cuellos de botella.
Escalabilidad para distintos tipos de casos: El formulario dinámico para compradores y la lógica condicional aplicada a tipos de producto (unidad, proyecto, obra en curso, edificio) garantizan que la herramienta se adapte correctamente a los diferentes escenarios sin necesidad de soluciones alternativas.