Implementación de un flujo estructurado para coordinar la firma de escrituras.

Contexto y Problema

Hasta ahora, el proceso completo de firma de escrituras se gestionaba mediante una tabla plana en Airtable. Esta gestión carecía de una estructura de flujo de trabajo, no disponía de mecanismos de control ni de una separación clara entre lo que el equipo debía preparar y lo que estaba a la espera de recibir. Los agentes tenían que organizarse mentalmente, controlando el estado de cada caso, qué documentos habían llegado y cuáles aún estaban pendientes. Esta situación generaba una carga de coordinación importante, con riesgos de que elementos cruciales pasaran desapercibidos. En definitiva, el proceso dependía enteramente de la organización personal de cada individuo, sin un sistema compartido que unificara la gestión.

La Solución: Vista de Firma

Para solventar estas deficiencias, hemos lanzado la Vista de Firma, un espacio de trabajo dedicado y accesible directamente desde la pantalla de Verificación de Documentos. Su diseño se basa en una idea fundamental: la preparación de la firma y la recepción de sus documentos son procesos diferentes, y la interfaz refleja esta distinción.

La Vista de Firma se estructura en dos módulos principales:

• Panel de Datos de Coordinación: Este panel abarca todos los datos necesarios para configurar la firma, incluyendo la fecha, notario asignado, gestoría, ubicación de las llaves, responsable y estado del financiamiento. Además, incorpora asignación automática del agente cuando Prophero es el propietario, facilitando la gestión de responsabilidades.

• Módulo de Documentos: Aquí se monitorizan los documentos recibidos (provisiones de fondos y copia simple), mostrando estados claros mediante indicadores de ocupación: vacío, subido o pendiente de subsanación. Esto permite un seguimiento transparente del progreso documental.

Si la firma se pospone, el agente debe registrar la causa, y el formulario se recarga con los datos previamente introducidos para facilitar su consulta y evitar la reentrada de información, minimizando errores.

Impacto Esperado

• Fin de la gestión a través de tablas no estructuradas: El equipo ya no dependerá de una vista plana en Airtable para gestionar una de las etapas más críticas en el proceso de transacción.

• Reducción de errores y pérdidas de información: Los espacios explícitos para documentos y los indicadores de estado aseguran que nada se pierda o quede olvidado entre la coordinación y la recepción.

• Recuperación ágil tras aplazamientos: El formulario precargado con datos de firmas reprogramadas ahorra tiempo y reduce la probabilidad de errores durante la reintroducción de la información.