Panel Centralizado de Settlement que Mejora Eficiencia y Visibilidad para Agentes y Líderes

Contexto y Problema

La gestión de operaciones de settlement en Vistral requería desplazarse entre múltiples vistas sin integración, lo que generaba una experiencia fragmentada para los agentes. Carecían de un espacio centralizado para supervisar sus casos asignados, monitorear alertas críticas o visualizar las próximas firmas, lo que obligaba a constantes cambios de contexto y aumentaba el riesgo de omitir acciones sensibles en tiempo, como el vencimiento de arras o documentación pendiente.

Para los Líderes de Settlement, el reto se agravaba por la falta de visibilidad del volumen de trabajo del equipo, la imposibilidad de identificar rápidamente casos sin asignar y la ausencia de herramientas eficientes para distribuir tareas entre los agentes.

Descripción de la Solución

Se ha desarrollado un Panel Principal (Home Dashboard) basado en roles para el módulo de Settlement, diseñado para ajustarse al funcionamiento diario real de agentes y líderes.

1. Módulo de Resumen Global

   • Panel consolidado que muestra de un vistazo métricas críticas: total de Operaciones, Unidades, Edificios, Proyectos, Trabajos en Proceso (WIPs) y Nuevos Edificios.
   • Incorpora un indicador de etapa temprana que señala las unidades próximas a entrar en el flujo operativo, permitiendo anticipar la gestión.

2. Mis Casos Asignados

   • Agrupa todos los casos asignados al agente conectado, organizados por proyecto para facilitar la navegación y gestión.
   • Por cada caso se presentan detalles relevantes visibles: dirección, fecha de firma, estado actual del proceso y cantidad de documentos pendientes, eliminando la necesidad de navegar a otras vistas.

3. Feed de Alertas

   • Prioriza y muestra las alertas críticas basadas en dos eventos clave:
     • Arras que vencerán en las siguientes dos semanas.
     • Documentación recién subida, ya sea por primera vez o tras un rechazo.

4. Calendario de Firmas (vista a 30 días)

   • Visualización integral de todos los actos de firma programados en los próximos 30 días.
   • La interacción con cualquier evento despliega un modal detallado con fecha y hora de firma, notario, comprador, analista asignado y un selector de Responsable de Firma.
   • Se incluye un botón directo "Ver Operación" que permite acceder rápidamente a la ficha del caso correspondiente.

5. Extensiones para Líderes de Settlement

   • El panel del Líder incluye todas las funcionalidades anteriores y agrega:
     • Filtro por equipo para visualizar el pipeline de cualquier agente o líder.
     • Módulo de Casos Sin Asignar con controles para asignación individual y masiva, agrupados por proyecto para facilitar la gestión.
     • Vista de Carga de Trabajo del Equipo que muestra distribución porcentual de casos entre todos los miembros, apoyando la equilibrada asignación de tareas.

Impacto Esperado en el Negocio

• Priorización Diaria Acelerada: Los agentes pueden identificar su caso más urgente en menos de diez segundos tras iniciar sesión, sin necesidad de consultar múltiples vistas.
• Cero Alertas Perdidas: La visualización automática de arras próximas a vencer y nueva documentación elimina la dependencia de seguimientos manuales y recordatorios externos.
• Coordinación Centralizada de Firmas: El calendario de 30 días y el modal de detalle consolidan la gestión de firmas, eliminando intercambios innecesarios entre herramientas para confirmar datos o asignar responsables.
• Visibilidad Completa para Líderes: La distribución de carga de trabajo y casos sin asignar se visualizan instantáneamente, favoreciendo la reasignación rápida y evitando que casos importantes queden desatendidos.
• Asignación Masiva Eficiente: Los líderes pueden asignar todos los casos sin asignar de un proyecto completo con una sola acción, reduciendo el tiempo dedicado a la distribución de minutos a segundos.

Esta implementación representa un avance sustancial para alcanzar la excelencia operacional en los flujos de trabajo de settlement, promueve la eficiencia, reduce errores y permite una gestión proactiva de casos en todo el equipo de settlement.